Chia sẻ kinh nghiệm

Nhân viên lễ tân làm gì? Yêu cầu của nhân viên lễ tân

Nhân viên lễ tân hiện là vị trí mà hầu hết doanh nghiệp nào hiện nay cũng cần. Tuy vậy, nhiều bạn vẫn chưa hiểu rõ vị trí nhân viên lễ tân làm gì? Hãy cùng viecngay.vn tìm hiểu nhân viên lễ tân làm gì ngay trong bài viết dưới đây.

Nhân viên lễ tân làm gì?

Để xác định được nhân viên lễ tân làm gì, bạn cần biết được họ làm ở lĩnh vực nào. Trên thực tế, sẽ có 2 nhóm công việc lễ tân chính là lễ tân khách sạn và nhóm lễ tân văn phòng, phòng khám, spa,… Với mỗi nhóm cụ thể, bạn sẽ xác định được nhân viên lễ tân làm gì. Cụ thể như sau:

Nhân viên lễ tân nhà hàng, khách sạn

Với nhóm này, công việc của nhân viên lễ tân làm gì? Nhóm ngành nhà hàng, khách sạn sẽ liên quan đến vấn đề lưu trú của khách hàng. Do đó, công việc chính của lễ tân nhóm ngành này bao gồm:

Chuẩn bị đón khách

  • Thực hiện kiểm tra thông tin liên quan đến số lượng phòng check in, check out hàng ngày.

  • Kiểm tra lịch hẹn, lịch đặt phòng trong ngày, thông báo cho các bộ phận liên quan dọn dẹp phòng sạch sẽ để chuẩn bị đón khách.

  • Hỗ trợ khách lưu trú check-in, đối với khách vãng lai, giới thiệu các phòng còn trống cho khách hàng, dẫn khách lên phòng lưu trú.

Tìm hiểu nhân viên lễ tân làm gì?

Tìm hiểu nhân viên lễ tân làm gì?

Tư vấn, giới thiệu các dịch vụ cho khách

  • Giới thiệu cho khách lưu trú những dịch vụ đi kèm của khách sạn, ví dụ như spa, nhà hàng, phòng tập gym,…

  • Giới thiệu cho khách lưu trú những dịch vụ của đối tác liên kết, ví dụ như cho thuê xe, đặt tour du lịch,…

  • Giới thiệu những địa điểm ăn uống, vui chơi cho khách hàng khi được yêu cầu.

Tiếp nhận khiếu nại, thắc mắc của khách

  • Thực hiện tiếp nhận các ý kiến phản hồi, khiếu nại từ khách lưu trú.

  • Giúp giải đáp những thắc mắc của khách hàng.

  • Chuyển các thông tin khiếu nại, phàn nàn đến bộ phận liên quan nhanh chóng giải quyết những vấn đề của khách hàng.

Thực hiện thủ tục check out

  • Phối hợp cùng các bộ phận khác để xác định được những sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng, liệt kê vào thông tin thanh toán cho khách hàng.

  • Xác nhận với khách hàng các thông tin liên quan đến thanh toán.

  • Thực hiện hỗ trợ khách hàng thanh toán hóa đơn.

  • Trả lại giấy tờ tùy thân cho khách hàng, chào tạm biệt và cảm ơn khách hàng đã lựa chọn khách sạn làm nơi lưu trú.

Nhân viên lễ tân văn phòng, phòng khám, spa

Vậy, nhân viên lễ tân làm gì khi làm việc tại các văn phòng, spa, phòng khám,…? Trên thực tế, nhiệm vụ chính của lễ tân là thực hiện đón tiếp khách hàng. Cụ thể bao gồm những công việc như sau:

Tiếp đón khách hàng, trực điện thoại

  • Chào đón khách hàng đến doanh nghiệp, phòng khám, chào hỏi, ghi lại thông tin, thời gian, xác nhận lịch hẹn,…

  • Thông báo cho các nhân sự, bộ phận có liên quan hoặc hướng dẫn khách đến các bộ phận liên quan để làm việc.

  • Nghe và trả lời các cuộc gọi đến tổ chức từ bên ngoài, nối máy đến các bộ phận liên quan.

  • Thực hiện các cuộc gọi theo yêu cầu.

  • Kiểm tra và thực hiện trả lời các tin nhắn thoại khi cần thiết.

Hỗ trợ khách hàng đến doanh nghiệp

  • Thực hiện lắng nghe, hỗ trợ giải đáp những vấn đề thắc mắc từ khách hàng.

  • Liên hệ với những bộ phận liên quan khi khách hàng có những phản hồi, phàn nàn hoặc khiếu nại liên quan đến doanh nghiệp, nhanh chóng xử lý những vấn đề này.

Nhân viên lễ tân văn phòng sẽ làm việc ở các tổ chức, doanh nghiệp

Nhân viên lễ tân văn phòng sẽ làm việc ở các tổ chức, doanh nghiệp

Một số công việc khác

  • Thực hiện tiếp đón khách hàng bằng trà, nước hoặc loại đồ uống phù hợp.

  • Hỗ trợ cho các phòng ban đăng ký lịch họp, chuẩn bị phòng họp, đặt các tiệc liên hoan, chiêu đãi khách hàng khi cần thiết.

  • Lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ, tài liệu của tổ chức, ghi nhận yêu cầu và mua văn phòng phẩm theo định kỳ.

  • Lập các báo cáo cần thiết theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.

Tìm hiểu thêm: Lễ tân văn phòng là gì? Thực hiện những công việc gì? Thu nhập ra sao?

Yêu cầu của nhân viên lễ tân như thế nào?

Sau khi đã hiểu về nhân viên lễ tân làm gì, chắc hẳn bạn sẽ phân vân về vấn đề yêu cầu của nhân viên lễ tân như thế nào. Để có thể làm việc và hoàn thành tốt vị trí nhân viên lễ tân, bạn cần đáp ứng được một số yêu cầu, kỹ năng như sau:

  • Yếu tố ngoại hình: Lễ tân đại diện hình ảnh cho tổ chức. Do đó, họ cần có hình thức bên ngoài ưa nhìn, gọn gàng, lịch sự và hòa nhã.
  • Kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn: Đối với lễ tân sẽ bao gồm kỹ năng chào đón khách hàng, khả năng xử lý, lưu trữ giấy tờ, tài liệu một cách khoa học, khả năng sử dụng tin học văn phòng, các loại máy văn phòng như fax, máy photo, máy scan,…
  • Kỹ năng hỗ trợ công việc: Có ngoại ngữ tốt (chủ yếu với vị trí lễ tân khách sạn), có kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, xử lý tình huống linh hoạt,…
  • Thái độ làm việc: Luôn lịch sự, hòa nhã, ân cần với khách hàng. Kiềm chế được cảm xúc và phản ứng nhanh với mọi tình huống xảy ra.

Nhân viên lễ tân cần có thái độ làm việc hòa nhã, lịch sự, ân cần

Nhân viên lễ tân cần có thái độ làm việc hòa nhã, lịch sự, ân cần

Hy vọng với những thông tin ở trên, bạn sẽ hiểu hơn về nhân viên lễ tân làm gì, công việc như thế nào. Nếu bạn cũng đang quan tâm đến việc làm của vị trí này, hãy truy cập vào TopCV. Bạn sẽ có cơ hội tiếp cận những tin tuyển dụng liên quan đến vị trí lễ tân với mức lương hấp dẫn.